Все статьи автора в журнале: Астраков К.С.

1. Оценка эффективности информационной системы управления документооборотом научно-образовательного учреждения

   Evaluation of the effectiveness of the information system for document management of a scientific and educational institution

   Номер: 2021 / 09

   Моргунов А.В. | Morgunov A.V. | Астраков К.С. | Astrakov K.S. | All122001@mail.ru; konstantinAstr@bk.ruAll122001@mail.ru; konstantinAstr@bk.ru

   Авторы статьи

   Authors

   Моргунов А.В.

   Morgunov A.V.

   Астраков К.С.

   Astrakov K.S.

   All122001@mail.ru; konstantinAstr@bk.ru

   All122001@mail.ru; konstantinAstr@bk.ru

   ---

   Оценка эффективности информационной системы управления документооборотом научно-образовательного учреждения

    

   УДК 651:004.81

    

   Рассмотрены особенности электронного документооборота, используемого в образовательных учреждениях. Приведён набор критериев для оценки эффективности системы электронного документооборота (СЭД) и введена квантитативная оценка. Проведён анализ задач оптимизации СЭД, а также оценка эффективности её внедрения. Рассмотрены четыре варианта оптимизации СЭД: снижение времени для извлечения документов из системы, сокращение стоимости обмена документами между системами, уменьшение объёма памяти занимаемого документами в СЭД, уменьшение затрат на обновление электронных документов. Представлена схема взаимодействия поисковых систем, используемая в СЭД. Описаны компоненты поисковых систем, необходимые для их взаимодействия: образ поискового документа и образ поискового запроса. Исследование показало, что внедрение СЭД в научно-образовательном учреждении позволяет сократить время на поиск документов, обеспечить максимальную точность выдачи документа по запросу, а также значительную экономию денежных средств. Система обеспечивает цельность, подконтрольность и бесспорность процессов подготовки, согласования и обработки документов в рамках выполнения различных деловых задач, предоставляет широкие возможности для подготовки отчётности по документообороту в масштабах учебных заведений.

   ---

   Ключевые слова

   система электронного документооборота; электронно-библиотечная система; базы данных; интегрированная автоматизированная информационная система; цифровая образовательная среда

   Evaluation of the effectiveness of the information system for document management of a scientific and educational institution

   The features of electronic document management used in educational institutions are considered. A criteria set for evaluating the effectiveness of an electronic document management system (EDMS) is given and a quantitative assessment is introduced. An analysis of the optimization problems of EDMS, as well as the assessment of effectiveness of its implementation is presented. Four options for optimizing EDMS are considered: reducing time to search for documents from the system, reducing the cost of exchanging documents among systems, reducing the amount of memory occupied by EDMS documents, reducing the cost of updating electronic documents. The scheme of interaction of search engines used in EDMS is presented. The components of the search engine necessary for their interaction are described: the image of the search document and the image of the search query. The study showed that the introduction of EDMS in a scientific and educational institution can reduce the search time for documents, ensure the maximum accuracy of issuing a document upon request, as well as significant savings in money. The system ensures the integrity, controllability and indisputability of the processes of preparation, approval and processing of documents for performing various business tasks and provides ample opportunities for preparing reports on a document for educational institutions.

   ---

   Keywords

   electronic document management system; electronic library system; databases; integrated automated information system; digital educational environment